Salarisadministratie lijkt op het eerste gezicht vooral een kwestie van cijfers invoeren en zorgen dat iedereen op tijd zijn salaris ontvangt. Toch is de praktijk een stuk ingewikkelder. Er spelen regels van de Belastingdienst mee, cao-afspraken, interne mutaties en natuurlijk de verwachtingen van medewerkers. Zodra er iets misgaat, kan dat grote gevolgen hebben: van ontevreden medewerkers tot hoge boetes.
In deze blog bespreken we de zeven meest gemaakte fouten in salarisadministratie. We leggen niet alleen uit wat er mis kan gaan, maar ook hoe je deze valkuilen voorkomt.
1. Verkeerde gegevens invoeren
Een van de meest voorkomende fouten is het verkeerd invoeren van gegevens. Dit kan zo simpel zijn als een verkeerd gespelde naam of een verkeerd ingevoerd bsn-nummer. Toch kan een kleine fout grote consequenties hebben. Een medewerker kan bijvoorbeeld geen hypotheek afsluiten als zijn gegevens niet overeenkomen met de officiële administratie. Of denk aan een verkeerd salarisbedrag dat leidt tot frustratie en wantrouwen.
Hoe voorkom je dit? Zorg dat nieuwe medewerkers hun gegevens zelf digitaal kunnen aanleveren via een beveiligd portaal. Dit verkleint de kans op typefouten. Laat daarnaast altijd een tweede persoon de gegevens controleren. Automatische validatie, zoals een check op bsn-nummers, kunnen ook veel fouten voorkomen.
2. Verkeerde loonbelastingtabellen gebruiken
Het toepassen van de verkeerde loonbelastingtabellen is een klassieke fout die vaak pas later aan het licht komt. Een medewerker kan hierdoor te veel of te weinig belasting betalen. Het gevolg: correcties, naheffingen en soms zelfs terugbetalingen die de medewerker in de problemen brengen.
Hoe voorkom je dit? Gebruik salarisadministratie software die automatisch de juiste tabellen bijwerkt zodra er iets verandert in de wetgeving. Controleer regelmatig of de updates ook daadwerkelijk zijn doorgevoerd. Een jaarlijkse check met een externe specialist kan helpen om te voorkomen dat je jarenlang met de verkeerde tabellen rekent.
3. Geen rekening houden met cao-afspraken
Voor bedrijven die onder een cao vallen, is het naleven van die afspraken cruciaal. Toch gaat het hier vaak mis. Toeslagen voor nachtwerk, vakantiegeld of periodieke verhogingen worden niet altijd goed toegepast. Dit leidt niet alleen tot boze medewerkers, maar kan ook resulteren in juridische geschillen.
Hoe voorkom je dit? Zorg dat de cao volledig en correct is ingericht in het salarissysteem. Stel daarnaast een medewerker of externe adviseur verantwoordelijk voor het bijhouden van cao-wijzigingen. Betrek ook de hr-afdeling actief bij dit proces, zodat salaris en arbeidsvoorwaarden altijd op elkaar zijn afgestemd.
4. Vergeten mutaties door te voeren
Een medewerker gaat meer of minder uren werken, krijgt promotie of verlaat het bedrijf. Als deze wijzigingen niet op tijd worden verwerkt, leidt dit tot fouten op de salarisstrook. Dit kan zelfs maanden later nog voor problemen zorgen, bijvoorbeeld bij het berekenen van een transitievergoeding.
Hoe voorkom je dit? Werk met een duidelijke workflow waarin hr verantwoordelijk is voor het doorgeven van mutaties en de salarisadministratie deze verwerkt voor een vaste deadline. Gebruik digitale formulieren of een hr-systeem waarin medewerkers hun eigen wijzigingen kunnen doorgeven. Hoe korter de lijnen, hoe kleiner de kans op fouten.
5. Onvoldoende kennis van wet- en regelgeving
De regels rondom salarisadministratie veranderen voortdurend. Denk aan de Wet arbeidsmarkt in balans, wijzigingen in het minimumloon of nieuwe regels voor onbelaste vergoedingen. Wie deze regels niet bijhoudt, loopt het risico op boetes of naheffingen.
Hoe voorkom je dit? Investeer in regelmatige bijscholing van de salarisadministrateur. Veel organisaties kiezen er daarnaast voor om externe experts periodiek een controle te laten uitvoeren. Ook helpt het om lid te zijn van een branchevereniging, zodat je snel op de hoogte bent van nieuwe wet- en regelgeving.
6. Salarisstroken niet goed controleren
Veel werkgevers vertrouwen blind op hun salarissoftware. Toch komen fouten in salarisstroken regelmatig voor. Denk aan onjuiste overwerkuren, een verkeerd ingehouden pensioenpremie of een foutieve berekening van het vakantiegeld. Medewerkers ontdekken dit vaak zelf, maar dat kan het vertrouwen in de organisatie schaden.
Hoe voorkom je dit? Maak er een gewoonte van om steekproeven uit te voeren. Controleer bijvoorbeeld maandelijks een aantal salarisstroken handmatig. Ook helpt het om medewerkers te stimuleren hun eigen strook goed te controleren en vragen te stellen bij onduidelijkheden.
7. Geen goede back-up of beveiliging
Salarisadministratie bevat gevoelige informatie: salarisgegevens, adresgegevens en bsn-nummers. Wanneer deze informatie niet goed beveiligd is, loop je het risico op datalekken. Bovendien kan het verlies van gegevens leiden tot enorme administratieve problemen.
Hoe voorkom je dit? Werk met een goed beveiligd salarissysteem en zorg dat back-ups regelmatig worden gemaakt. Beperk daarnaast de toegang tot salarisgegevens tot alleen die medewerkers die dit echt nodig hebben. Overweeg ook om jaarlijks een externe audit op de beveiliging uit te laten voeren.
Conclusie
Salarisadministratie lijkt misschien een puur administratieve taak, maar in werkelijkheid is het een vak apart. De kleinste fouten kunnen grote gevolgen hebben, zowel financieel als organisatorisch. Door de meest voorkomende valkuilen te kennen en processen slim in te richten, voorkom je veel problemen.
Een foutloze salarisadministratie zorgt niet alleen voor tevreden medewerkers, maar ook voor rust binnen de organisatie en vertrouwen richting instanties als de Belastingdienst. Of je de administratie nu zelf doet of uitbesteedt, het loont altijd om kritisch naar je processen te kijken en ze regelmatig te verbeteren.
